¿Quieres saber que es la tarjeta de registro de un hotel?, entones quédate con nosotros, descubre lo que es y toda la información que puede llegar a contener una de estas tarjetas, así saber cómo llenarlas y las diferencias entre ellas.

Tarjeta de registro de un hotel

En las tarjetas de registro de un hotel, normalmente podemos recaudar la información general de cada uno de los solicitantes del servicio, esto para llevar un control cuantitativo y cualitativo de los huéspedes que ingresan en las habitaciones. Esto en muchas ocasiones también ha llegado a ser útil en las investigaciones por parte de la policía.

¿Qué es una tarjeta de registro de un hotel?

La Tarjeta de registro de un hotel es un documento el cual es utilizado con el propósito de recaudar la mayor información posible sobre las personas que toman el servicio e dichos establecimientos. Esto se hace con el propósito de saber quiénes son los huéspedes que están dentro de las instalaciones, para llevar un control interno de la procedencia, profesión u ocupación de las personas que ingresan. Esto no se realiza con el propósito de indagar en la vida de los huéspedes, sino de ver cuáles son las personas que más buscan el servicio en la zona donde se ubica el hotel y así tratar de mejorar el servicio para ellos.

Este documento generalmente es llenado de manera digital al momento de solicitar el servicio bien sea desde una página web o en la propia recepción del hotel, para de esta manera poder proporcionar los datos requeridos en dicho recinto. En este documento se registra la habitación o habitaciones que serán ocupadas por el o los huéspedes, también registrando la fecha de entrada y de salida, de esta manera logrando llevar un control de las habitaciones disponibles en cada momento. Esta información también ayuda a los trabajadores del hotel, en especial a los del servicio de limpieza, entregándoles información de cuáles son las habitaciones recién desocupadas para realizar el debido procedimiento de limpieza y acomodo, para ser habitada por otro huésped.

¿Para qué sirve la tarjeta de registro de un hotel?

En términos generales, la tarjeta de registro de un hotel tiene la función de recaudar información necesaria sobre los huéspedes que se alojan en el recinto, haciendo más fácil el trabajo de saber cuántos y cuáles son los huéspedes que entran y salen del hotel. Esta información recaudada es importante para el hotel, ya que gracias a eta información pueden saber qué tipo de servicios extra se le puede ofrecer a cada uno de los huéspedes, si bien todos están disponibles, no se le ofrecen los mismos a una familia que a una pareja.

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Esta información siempre será de vital importancia para la mayor comodidad de los huéspedes, ya que con esta información el hotel busca satisfacer las necesidades que pueda llegar a tener el huésped y así dar una mejor atención personalizada. Muchos hoteles al revisar sus estadísticas realizan cambios significativos, esto dependiendo del tipo de huésped que más solicite sus servicios y la procedencia, esto para incluir decoraciones e incluso comidas que se adapten más a sus clientes. Dando unos resultados impresionantes en las vetas anuales de dichos hoteles, e incluso convirtiendo dichos establecimientos en temáticos, recreando un ambiente totalmente independiente al que encontramos en cualquier otro lado.

¿Cuáles son los datos que piden en la tarjeta de registro de un hotel?

Los datos que se deben proporcionar en una tarjeta de registro de hotel pueden variar mucho, esto va a depender del país o la región donde te encuentres e incluso podría depender del hotel donde decidas pedir el servicio. Esto debido a que no todos los países tienen las mismas leyes con respecto a los datos que pueden ser solicitados por la industria hotelera a sus huéspedes, también dependerá de las normas y regulaciones del hotel donde te hospedas.

Aquí te mostraremos (en términos generales) cuales son los datos requeridos a la hora de hacer un registro en un hotel, esto se divide en 2 partes, la entrada y la salida.

Datos registrados al momento de la entrada

  • Fecha y hora: Esto se toma en cuenta para tener un registro del momento exacto en el que ingresan los huéspedes.
  • Nombre, apellido e ID: Estos datos son necesarios para tener el conocimiento de quienes son los huéspedes que se encuentran en las habitaciones, esto sirve para detectar huéspedes recurrentes o de atención especial.

En dado caso de ser una empresa la solicitante del servicio los datos serán los de la empresa.

  • Nacionalidad: Este dato e necesario para el control interno, esto para saber de qué países provienen la mayor cantidad de extranjeros que se hospedan en el hotel y si poder darles una atención más personalizada.
  • Contacto: este dato es muy utilizado en las reservaciones vía internet, esto para mantener al tanto a los solicitantes del estado de su reservación, e incluso para poder alertarlos (en caso de que no se encuentren en el hotel), de cualquier irregularidad.
  • Cantidad de huéspedes: Este dato es utilizado para conocer cuántas personas se quedarán en la misma habitación y de esta manera proporcionarles un espacio adecuado para la cantidad de personas.
  • Pagos recibidos: Este dato se toma en cuenta para poder llevar un control de lo que el huésped ha cancelado y lo que deberá ser cancelado posteriormente.

Datos registrados al momento de la salida

  • Fecha y hora: Estos datos son necesario para tener un control de las habitaciones disponibles en cada momento del día.
  • Nombre, apellido e ID: esto se toma en cuenta al momento que el huésped se retira para corroborar que es la persona correcta y no cometer errores al momento del cobro del servicio.
  • Tiempo total de estancia: Este es uno de los datos básicos a tomas en cuenta, esto debido a que los hoteles normalmente cuentan con una cuota establecida por día u horas de estancia.
  • Servicios utilizados: Esto se toma en cuenta para sumar el costo de dichos servicios (Comida, bebida, utilización de espacios) al total que debe cancelar el huésped o la empresa solicitante del servicio.
  • Método de pago: es muy importante llevar un registro de los métodos de pago que utilizan los clientes, de esta manera podremos llevar un registro de la cantidad de dinero por punto de venta y de cuanto efectivo entra en el hotel.
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Tipos de tarjetas de registro de un hotel

En términos generales, las tarjetas de registro contienen la misma información básica, pero hay muchas variaciones dependiendo del país donde se encuentre establecido el hotel y las propias normativas del hotel. Aquí observaremos cuales pueden ser esas variaciones, para así estar seguros de que es algo normal o común que nos exijan dar esas informaciones en estos establecimientos.

Ejemplo

En este primer ejemplo podemos encontrar 4 zonas de información específica las cuales veremos a detalle una a una para conocer como está distribuida esta tarjeta de registro en específico.

Ejemplo de tarjeta de registros

Zona de información hotelera (Roja)

En esta zona podemos encontrar la información más correspondiente al hotel, este espacio es utilizado para llenar la información más relevante a la hora de hacer el cobro del recibo por los servicios ofrecidos.

✔️ Nro. de reserva

Este es un dato que es llenado exclusivamente por parte del personal del hotel, este número de correlación tiene la función de identificar cada una de las reservas realizadas en el hotel a lo largo del tiempo.

✔️ Nro. De habitación

Siempre verás este dato en una tarjeta de huéspedes de un hotel, pues es muy necesario en todos y cada uno de ellos.

Con este número el personal del hotel puede identificar fácilmente la ubicación exacta de la habitación de cada uno de los huéspedes, esto también ayuda a saber el tipo de habitación y el costo por hora o día.

Es claro que se trata de uno de los apartados más importantes en una tarjeta de registro de un hotel, pues será necesario para corroborar el registro.

✔️ Nro. de personas

Esta información es muy importante para el personal del hotel, ya que gracias a esta pueden saber la cantidad exacta de personas que se encuentran hospedadas, también ayuda a ofrecerles una habitación adecuada para la cantidad de personas.

✔️ Llegada

En este apartado se deberá colocar la fecha y la hora de la llegada de los huéspedes al hotel, esto ayuda a llevar un control preciso del tiempo que lleva cada huésped o familia dentro de las instalaciones del hotel.

Indispensable en una tarjeta de registro de un hotel pues marca la hora de ingreso para poder llevar un correcto registro.

✔️ Salida

Al igual que el apartado de llegada, en el de salida se debe colocar la fecha y la hora, pero en este caso del momento en el que se retira el huésped, esto para poder tener un registro preciso del tiempo que estuvo en las instalaciones.

✔️ Teléfono

Aquí se debe colocar el número de contacto personal del huésped, esto para poder ubicarlo en caso de un incidente, o de ser solicitado por un tercero con mucha urgencia, esto también se utiliza para poder enviarle ofertas a los clientes habituales.

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✔️ País

Este apartado es importante para el hotel, ya que en este se debe colocar el país de procedencia (en caso de ser extranjero) del huésped, esto se hace con la finalidad de saber de qué países provienen la mayor cantidad de personas que se hospedan en la zona.

Zona de información del huésped (Verde)

Aquí encontraremos todos los datos necesarios sobre la persona que se hospeda en el hotel, esta información es necesaria debido a que siempre se debe conocer al responsable de los gastos en las instalaciones.

✔️ Dirección

Este apartado es utilizado para colocar la dirección de la vivienda del huésped, esto mayormente se utiliza en circunstancias de emergencia para ubicar a familiares o alguna persona que conozca al huésped.

✔️ Compañía

En muchas ocasiones las empresas son las contratantes del servicio hotelero, este apartado esta realizado específicamente para estas circunstancias, se debe colocar el nombre de la empresa que contrata el servicio.

✔️ Nacionalidad

Este apartado hace referencia al país de nacimiento del huésped (no confundir con el país del que proviene), esto se hace para tener mayor información de los huéspedes y sus nacionalidades en caso de una emergencia.

✔️ Correo electrónico

Siempre es necesario tener un medio de comunicación para notificaciones no tan urgentes como para hacerle una llamada telefónica al huésped, por ese motivo se solicita el correo electrónico, también se utiliza para informar sobre ofertas, entre otros.

✔️ Recepcionista

En este apartado se debe colocar el nombre de la/el recepcionista que recibe al huésped al momento de hacer su registro, esto para tener el conocimiento de por quien fue atendido en caso de necesitar algún reconocimiento físico de la persona. Sin dudas, debe estar reflejado en la tarjeta de registro de un hotel, pues será necesario para corroborar con los trabajadores de turno en caso de algún problema.

Zona de método de pago (Azul)

En este apartado únicamente se define el método de pago a ser utilizado por el huésped, normalmente este apartado se deja para ser llenado al momento de la entrada para cancelar el tiempo de estadía y en la salida para cancelar los servicios solicitados durante la misma. Aquí también se debe colocar la firma del huésped, esto en conformidad del método de pago y el monto a cancelar bien sea al momento de la entrada o de la salida.

✔️ Zona de comentarios o sugerencias

Este apartado es llenado únicamente si el huésped al finalizar su estadía tiene alguna opinión o sugerencia para el mejoramiento de los servicios obtenidos durante la misma, esto para lograr la mayor conformidad en los huéspedes.

Este apartado es más importante de lo que muchos podemos pensar, ya que los hoteles toman estas sugerencias para ver como las pueden aplicar para el mejoramiento del servicio ofrecido a cada uno de sus huéspedes.

NOTA: Todos los datos entregados a las agencias hoteleras son de uso interno exclusivo, la única manera que pueden dar tus documentos a las agencias de seguridad es mediante una orden para una investigación en curso.

Conclusiones

La industria hotelera utiliza las tarjetas de registro como medio de cualificación y cuantificación de los huéspedes que ingresan a sus estancias, siendo este el método más fácil y rápido de identificar a cada uno de ellos.

No debemos tener miedo a darle la información a los hoteles en los cuales nos hospedamos ya que es contra la ley el que ellos revelen dicha información, con la excepción de tener una orden policial para una investigación de un caso en específico.

Bibliografía

By Fer

Hola, mi nombre es Fernando y soy el administrador y responsable de la mayoría de artículos en Cursargestiones.com.mx, Trabajo de informático en Ciudad de México y me encanta publicar diferentes noticias de interés en este blog. Espero que sea de tu interés. Saludos.

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